Privacyverklaring Simak Helmond B.V.

Volgens de privacywetgeving moeten we zeggen welke ‘juridische gronden’ we hebben om je gegevens te gebruiken. We hebben gegevens van je nodig vanwege de contractuele afspraken tussen jou en Simak en voor het kunnen uitvoeren van ons werk als makelaar. 
Dit is de privacyverklaring van Simak Helmond B.V., gevestigd aan de Pastoor van Leeuwenstraat 10 F, 5701JV te Helmond (hierna: de “Simak” of “wij”). 
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kun je informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als je gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG"), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als je een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt je contact met ons opnemen via telefoon: 0492 – 700 282 of e-mail: info@simak.nl. Als je niet tevreden bent over de afhandeling van je klacht, of als u je klacht liever niet bij ons indient, dan kun je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 

Simak is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG en andere wet- en regelgeving naleven.

Persoonsgegevens die wij verwerken, grondslag en doeleinden

Klanten

Indien je ons inschakelt voor de verkoop of verhuur van een woning, verzoeken wij je om ons de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

  • naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals je telefoonnummer en e-mailadres;
  • de omschrijving en de kenmerken van de woning zoals oppervlakte, kadastrale gegevens, WOZ-waarde, de vraagprijs of huurprijs, enzovoort;
  • burgerlijke staat, geboorteplaats en geboortedatum
  • een kopie van je paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij of jij het BSN-nummer onleesbaar maken.


Wij verwerken deze persoonsgegevens, en andere gegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt, om je bij te staan bij de verkoop of verhuur van je woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons bent aangegaan.

De kopie van je paspoort of identiteitsbewijs vragen wij, omdat wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij of jij maken het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan.

Indien je ons inschakelt voor de aankoop of huur van een woning, verzoeken wij je om ons de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

  • naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals je telefoonnummer en e-mailadres;
  • het zoekprofiel met je woonwensen, waaronder de maximale koopprijs of huurprijs die je wilt betalen;
  • een kopie van je paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij of jij het BSN-nummer onleesbaar maken;
  • indien je geïnteresseerd bent in een woning kunnen wij je verzoeken aanvullende gegevens te verstrekken waarom de verkoper of verhuurder vraagt zoals loonstroken, bankafschriften, werkgeversverklaring of een uittreksel uit het bevolkingsregister;
  • nadat je een woning heeft gekocht of gehuurd: je nieuwe adres en de transactiegegevens;
  • burgerlijke staat, geboorteplaats en geboortedatum


Wij verwerken deze gegevens, en andere gegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt, om je bij te staan bij het zoeken en aankopen of huren van een woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst je met ons bent aangegaan.

De kopie van je paspoort of identiteitsbewijs vragen wij, omdat wij op grond van de Wwft verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij of jij maken het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan.

Betalingsgegevens

Indien je een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van een rekening voor de diensten die de Simak verricht en het ontvangen van betalingen (zoals je bankrekeningnummer). De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons bent aangegaan.

Potentiële klanten

Wij verwerken ook persoonsgegevens van potentiële klanten. Van bezoekers van onze website die het daarop aangeboden zoekformulier invullen leggen we de volgende gegevens vast:

  • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
  • het zoekprofiel met je woonwensen, waaronder de maximale koopprijs of huurprijs die je wilt betalen;
  • of je akkoord gaat met het ontvangen van onze nieuwsbrief per e-mail;
  • het tijdstip waarop je het formulier hebt ingevuld.


Van potentiële klanten die ons op andere wijze benaderen – zoals per e-mail, telefoon of door het afgeven van een visitekaartje, verwerken wij de gegevens die zij bij ons achterlaten. Het gaat dan om de contactgegevens die je aan ons verstrekt en de reden waarom je contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt).

De contactgegevens die je aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met je op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om je de resultaten van een zoekopdracht te versturen of om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Wij kunnen je e-mailadres verder gebruiken om je af en toe een nieuwsbrief met informatie waarvan wij denken dat deze relevant voor je kan zijn te sturen. Indien je eerder een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij je deze nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien je nog niet eerder gebruik hebt gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het zoekformulier op onze website of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij je om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan je te versturen, en dit alleen doen als u daarvoor je toestemming heeft verleend.

Analyse Websitebezoekers

Tenslotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als je de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder facturen en andere administratieve bescheiden waarop je persoonsgegevens vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Kopie paspoort
Wij bewaren de kopie van je paspoort of identiteitsbewijs gedurende een periode van vijf jaar om te kunnen voldoen aan de bewaarplicht in de Wwft.
Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende twee jaar na het laatste contact, tenzij je eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie delen wij uw gegevens?

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van externe partijen voor:

  • onze softwareoplossingen (bijvoorbeeld via ons CRM-systeem Kolibri);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • het toezenden van koopakte aan notarissen
  • het verstrekken van uw contact- en adresgegevens aan taxateurs, ten behoeve van het taxeren van je woning
  • indien hierom door jou is verzocht het verstrekken van je contact- en adresgegevens aan hypotheekadviseurs, ten behoeve van het inplannen van een afspraak met deze hypotheekadviseur
  • funda.nl om je aan te melden als verkoper van je woning om zodoende statistieken van funda.nl te kunnen ontvangen.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij kunnen je gegevens daarnaast aan derden verstrekken indien je ons daarom verzoekt. Zo kunnen wij je gegevens rechtstreeks aan een notaris verstrekken indien je overgaat tot aan- of verkoop van een woning.

Wij verstrekken je gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden je gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn je rechten?
Je heeft de volgende rechten:
a.   Het recht op inzage in je persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b.   Het recht op rectificatie van je persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c.   Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens.
d.   In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e.   Het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer je die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en je per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.


Versie augustus 2018